当院の事務局は、スタッフ2名体制で日々の業務をこなしていましたが、徐々に業務量が増え、手が回らなくなる状態に陥っていました。そんな中、クライアントサポートを導入してからは、ホームページや院内掲示物の制作が驚くほどスピーディーになり、全体の作業時間が体感で75％ほど削減できたと思います。さらに制作物のクオリティアップだけでなく、的確なアドバイスやシステムの提案など、以前には想像もしていなかった取り組みが可能になりました。SNS投稿も含めてサポートいただいたおかげで、院内コミュニケーションが円滑になり、事務局自体の成長にもつながっていると感じています。何より、いつでも迅速に対応してくれる安心感が大きく、忙しい現場にとってこれ以上ない心強いパートナーとなっています。これからもこのサポートを活用して、患者様のためにより良い歯科医院づくりを進めていきたいと思います。

当院では、従来の適性検査を使って面接を行っても、実際に入社すると早期退職につながるケースが続いていました。そこで、より細かな結果が得られる適性検査FIRSTの導入を決定。求職者にはまだ実施していませんが、まず既存スタッフに試してみたところ、今まで気づかなかった個性や注意すべき点が可視化され、改めてチーム全体の特徴を整理するきっかけになりました。

この検査の大きな魅力は結果が迅速に分かることです。採用活動で面接前に実施すれば、検査結果と応募者のアンケート内容を照らし合わせながら面接を進められるので、入社後のリスクや弱点を事前に把握し、入ってからのフォロー方法を考えやすくなります。実際に、スタッフのタイプがどこに偏っているのか、少ないタイプは何か、そして今後どんなタイプの人材を募集すべきかも明確になるので、医院全体の人材配置を最適化できそうです。

入社後のミスマッチを減らすだけでなく、「ここが本人の弱みかもしれない」といったポイントをフォローすることで定着にもつなげられると期待しています。個人だけでなく、組織全体としてのバランスを知るうえでも、この適性検査は非常に役立ちそうです。今後の採用活動に大いに活用させていただきたいと思います。

当院では、長期勤務を望むものの、具体的にどう提案すれば勤務医の先生が安心して続けてくれるのかが分からずに悩んでいました。そんなときにコンサルの渡邉さんから、退職金の保険制度を活用し、5年間勤務すれば退職金が受け取れる仕組みをつくることを提案いただきました。途中退職した場合は支払わないという契約内容で、お互い納得の上で文書にまとめたことで、勤務医の先生も安心でき、医院としてのリスクも抑えられたのです。

この取り組みのおかげで、長期勤務してくれる歯科医師が増えただけでなく、院長である私も心身ともに余裕を持って診療やマネジメントに取り組めるようになりました。自費率も約10％アップし、月に300万円ほどの医業収入増加という数字でも効果がはっきり現れています。以前はパート医師のみだったのでまとまった休みが取れず大変でしたが、今では時間にゆとりができて週に10時間程度をマネジメントや医院の方向性を考えるために使えるようになりました。また、母校が同じといった特別なつながりがない勤務医とも、契約書を交わすことで「一緒に頑張る理由」が明確になり、万一意見がぶつかる場面があっても契約期間までは互いに協力し合おうと前向きに話し合えるようになったのです。

ドクターや衛生士さんの長期勤務を促進する方法を探している先生方には、退職金制度の活用をぜひ検討してみてほしいと思います。私たちが導入して実感した通り、明確な約束事をもとに信頼関係を構築できる点は、これからの歯科医院経営においてとても大きなメリットだと感じています。

これまでは紙のマニュアルを使用していましたが、誰がいつ作成したかが曖昧だったり、退職したスタッフのパソコン内に原本があるなど、更新が滞りやすい問題がありました。さらに修正点を付箋で貼り付けるだけの場当たり的な対応になり、フォーマットの統一も進まずに困っていたのです。そこで当院にコンサルティングで来てくださっているコンサルタントが開発に携わったという「JISSEN」を試したところ、マニュアル化のスピードが一気に上がりました。どこからでも携帯やタブレットを使ってアクセスでき、写真を撮りながらすぐに内容を追加することも可能なので、スタッフ同士で手分けして短時間でマニュアルを完成させる仕組みができたのです。印刷した際に動画が自動でQRコードに変換される機能もあり、診療中には動画を再生できなくても、後で必要な箇所をスムーズに振り返ることができます。歯科医院には「動画だけ」よりも、必要なところで動画を補足できる柔軟性のほうが向いていると強く実感しました。さらに導入コストが低い点も大きな魅力で、コストパフォーマンスを考えても非常に優れていると思います。これらの機能のおかげで、院内のナレッジが着実に蓄積され、常に最新の情報を共有できるようになったことを嬉しく感じています。

若手衛生士の経験不足やレベルの差を改善しようと考え、フリーランスDHのサービスを導入しました。以前はレントゲンの読影や治療計画の立案にばらつきがあり、担当衛生士によってケアの質にムラが生じていたのです。研修を受けたことで、読影が苦手だったスタッフが自信を持って画像を読み取れるようになり、具体的な治療方針をスムーズに共有できるようになりました。衛生士同士の情報交換が増えた結果、院内のチームワークも高まり、誰もが安心して業務に取り組める雰囲気ができたと感じています。実務に沿った研修内容のおかげで、スタッフのモチベーションは大きくアップし、患者さんへの説明やサポート体制もさらに充実しました。これからも、より実践的な講習会をお願いして、衛生士のスキルとモチベーションを継続的に高めていきたいと考えています。

当院では、最近の衛生士が勉強会に参加せず、本を読む機会も少ないことから、教育に大きな悩みを抱えていました。国家試験レベルの知識だけではなく、プロフェッショナルとしての技術向上が必要だと感じていたところ、フリーランスDHのサービスを導入することに。新人衛生士も含め、すべてのスタッフが実践的な研修を受けられたおかげで、メンテナンスキャンセル率のダウンと月間メンテ患者のアップを実現し、患者様とのコミュニケーション力も向上しました。院長やチーフ衛生士が指導の時間を確保しづらい中でも、専門家による一貫した教育でスタッフの技術力がしっかり底上げされ、院内全体のモチベーションも上がったと実感しています。教育に割く時間と労力が大きく削減され、衛生士全員が安定したクオリティで診療を行えるようになったことは、当院にとって大きな成果です。

岡本さんからの勧めでWEB問診を導入したところ、問診票の記入やスキャン作業などの煩雑なステップが一気に軽減され、院内が想像以上にスマートになりました。以前はiPadを渡して説明したり、手書き用紙をスキャンしたりと手間がかかっていたため、子ども連れの患者さんには特に負担が大きかったのです。しかし、WEB問診なら患者さん自身のスマートフォン等で事前に入力できるため、初診キャンセル率の大幅な低下にもつながりました。アップデートが無料というのも大きなメリットで、導入後も常に最新機能を使える安心感があります。患者さんの利便性向上はもちろんのこと、スタッフの作業が劇的に効率化され、受付や診療準備もスムーズに進むようになりました。手間を減らしながら患者満足度も上げられるこのシステムは、当院の経営にとって本当にありがたい存在だと実感しています。